“记账容易查账难”!查找错账、防错改错的技巧(一)

无锡会计邦2019-06-12 08:45:45





记账的时候出现错账的情况在所难免,查起来费时费力。古人云,上山容易下山难,会计们不禁感慨:“记账容易查账难”。查账这么难,有没有什么好的方法值得研究和探讨?有没有捷径可循?在这里分享一些查账的经验,希望帮助大家减少查错账的时间。



除二法

记账时稍有不慎,很容易发生借贷方记反或红蓝字记反;简称为“反向”。它有一个特定的规律就是错账差数一定是偶数,只要将差数用二除得的商就是错账数。所以称这种查账方法为除二法,这是一种最常见而简便的查错账方法。


例如,某月资产负债表借贷的两方余额不平衡,其错账差数是3750.64元,这个差数是偶数,它就存有“反向”的可能,那可以用3750.64/2=1875.32元,这样只要去查找1875.32元这笔账是否记反方向就是了。如错误差数是奇数,那就没有记反方向的可能,就不适用于“除二法”来查。

除九法

在日常记账中常会发生前后两个数字颠倒、三个数字前后颠倒和数字移位。它们共同特点是错账差数一定是九的倍数或者差数每个数字之和也是九的倍数。因此,这类情况均可应用“除九法”来查找。下面分三种情况来讲。


(一)两数前后颠倒


这种情况除以上共同特点外还有其固有的特点,就是错账差数用九除得的商是错数前后两数之差,例举如下:


1.差数是9,那么错数前后两数之差是1,如10、21、32、43、54、65、76、87、89及其各“倒数”。


2.差数是18/9=2,那么错数前后两数之差是2,如20、31、42、53、64、75、86、97及其各“倒数”。


3.差数是27/9=3,那么错数前后两数之差是3,如30、41、52、63、74、85、96及其各“倒数”。


4.差数是36/9=4,那么错数前后两数之差是4,如40、51、62、73、81、95及其各位“倒数”。


5.差数是45/9=5,那么错数前后两数之差是5,如50、61、72、83、94及其各位“倒数”。


6.差数是54/9=6,那么错数前后两数之差是6,如60、71、82、93及其各“倒数”。


7.差数是63/9=7,那么错数前后两数之差是7,如70、81、92及其各“倒数”。


8.差数是72/9=8,那么错数前后两数之差是8,如80、91及其各“倒数”。


9.差数是81/9=9,那么错数前后两数之差是9,如90及其各“倒数”。


(这里的“倒数”是指个位与十位前后颠倒的错数)

例如,将81误记18,则差数是63,以63/9=7,那么错数前后两数之差肯定是7,这样只要查70、81、92及其各“倒数”就是了。无需在与此无关的数字中去查找。


(二)三个数字前后颠倒


这种情况除了具有共同特点外也有其固定的特点,就是三位数前后颠倒的错账差数都是99的倍数,差数用99除得的商即是三位数中前后两数之差。例举如下:


1.三位数头与尾两数之差是1,那么数字颠倒后的差数是99,如100与001、221与122、334与433、445与544、655与556、766与667、889与988、998与899的差数都是99。


2.三位数头与尾两数之差是2,那么数字颠倒后的差数则是99的一倍,即为198,如311与113、466与664、557与755、775与577、886与688、997与799的差数都是198。


3.三位数头与尾两数之差是3,那么数字颠倒后的差数则是99的三倍即为297,如441与144、552与255、663与366、744与447、885与588、996与699的差数都是297。


4.三位数头与尾两数之差是4,那么数字颠倒后的差数则是99的四倍即为396,如551与155、662与266、773与377、844与448、955与559的差数都是396。


5.三位数头与尾两数之差是5,那么数字颠倒后的差数则是99的五倍即为495,如550与055、661与166、722与227、833与338、944与449的差数都是495。


6.三位数头与尾两数之差是6,那么数字颠倒后的差数则是99×6=594;同样,头与尾数之差是7,那么数字颠倒的差是99×7=693;头与尾数之差是8,那么数字颠倒的差是99×8=792;头与尾数之差是9,那么数字颠倒的差是99×9=891。


(三)数字移位


这种情况也称错位,俗称大小数,这是日常工作中较容易发生的差错。除其差数和差数每个数字之和是九的倍数外,也有其固定的特点,就是数字移位的错误,只要将差数用九除得的商就是错账数。


例如2000错记为200或20000,它的差数就为1800和18000,它们的差数和每个数字之和都是九的倍数,将差数分别用九除,所得的商分别是200和2000,只要查找这样的数字就可以查到记账移位的错误了。


数字移位危害很大,如前移一位它的差数就虚增了9倍,向后移一位就虚减了90%,如不及时查处就严重影响会计核算的正确性。因此,对此错账必须高度警惕,要及早发现纠正,确保会计核算数字的正确反映。


由此看“9”是个奇妙的数字。它的奇妙之处还有很多,上面两位数与其倒数的差数和三位数字与其倒数的差数是9的倍数,数字与其移位后的数字的差数也是9的倍数,其实任何数字与其倒数的差数都是9的倍数,而且任何四位顺序数与其倒数之差都是3087,如4321与1234、5432与2345、6543与3456其倒数的差都是3087。任何五位数顺序数与其例数之差都是41976,任何六位数顺序数与其倒数之差都是530865,任何七位数顺序数与其倒数之差都是6419754……这些差数都是9的倍数。


还有这样一个奇怪的数字12345679若用9乘积变成111111111,若用2×9=18乘积变成9个2,若用3×9=27去乘,积变成9个3……若用9×9=81乘,积变9个9,这些说明了数字“9”的奇妙,查错账就可以利用9的奇妙。因此,除九法在查错账中占了重要的地位。